سند از گذشتگان دور به عنوان یک دلیل اثبات ادعا یا مالکیت مورد توجه بوده به صورتی که افراد برای نقل و انتقال اموال خویش، میان خود سندی دست نویس به مهر و امضاء تنظیم می کردند تا از آن تاریخ مالکیت مال به خریدار انتقال داده شود حتی در دوران برده برده داری، افراد خرید و فروش برده را در قالب سند انجام می دادند و آثار تاریخی بجا مانده از آن دوران همه گویای قدمت دیرینه اسناد در میان بشر بوده است.
در حال حاضر و در عصر نوین اسناد همچنان اعتبار خود را حفظ کرده اند و مردم برای انجام مبادلات کالایی و مالی خود ناگزیر به امضای اسناد مختلف هستند که به طور کلی مطابق با قانون مدنی، به دو دسته اسناد رسمی و عادی تقسیم می شوند.
از همین روی، ابتدا تعریفی جامع از سند عادی، معایب و مزایای آن ارائه خواهد شد و سپس نگاهی تحلیلی در تفاوت های سند رسمی با سند عادی خواهیم داشت.
سند باید رسمی باشد یا عادی؟
قانونگذار افراد جامعه را در برخی از مبادلات و نقل و انتقالات خود، ملزم به تنظیم سند رسمی کرده است تا چتر حمایتی قانون بر آنها گسترانیده شود و حتی تخلف از این مقررات قانونی را جرم انگاری و مجازات تعیین کرده است.
ولی بطور کلی به دلیل پرهیز از رعایت تشریفات اسناد رسمی، مردم برای معاملاتی که به صورت روزمره انجام می دهند و قانونگذار الزامی بر رعایت تشریفات اسناد رسمی را بر آنها اجبار نکرده، به اسناد عادی روی می آورند که نمونه بارز آن قرارداد اجاره املاک اعم از مسکونی یا تجاری است که بصورت عادی در مشاورین املاک تنظیم و دیگر نیازی به ثبت یا رعایت تشریفات ثبت ندارد و تحت حمایت قانونگذار نیز قرار دارد.
سند عادی چیست
پیش از شناخت سند عادی یا رسمی، ابتدا بایست تعریفی از سند ارائه شود؛ قانونگذار در ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی سند را اینگونه تعریف کرده است
” سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد”
با این تعریف حتی یک دست نوشته عادی که امضاء یا مهر یا اثر انگشت هم داشته باشد، در تعریف سند می گنجد.
پس آگاه باشید سند حتماً نباید شرایط خاصی را داشته باشد بلکه سند مالکیت ملکی تجاری، در تعریف سند قرار دارد و دست نوشته ای که توسط دو نفر برای دادن مبلغ قرض با وجود امضاء یا مهر یا اثر انگشت نیز در تعریف سند قرار دارد.
حال برای ارائه تعریفی جامع از سند عادی، باید سند رسمی را شناخت که چون تعریف سند عادی وابستگی زیادی به سند رسمی دارد، ابتدا سند رسمی را تعریف می کنیم؛ قانونگذار در ماده ۱۲۸۷ در تعریف سند رسمی آورده
” اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، سند رسمی است”
و در ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی گفته که غیر از اسناد مذکور در ماده ۱۲۸۷، سایر اسناد، عادی محسوب می شود.
پس اگر سند سه شرط بالا یعنی، الف- در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت نشده باشد، ب- در دفاتر اسناد رسمی ثبت نشده باشد و پ- مأمورین رسمی کشور در حدود صلاحیتشان و مطابق قانون آنها را تنظیم نکرده باشند (مثل شناسنامه افراد)، سند عادی محسوب می شود.
پس محدودیتی آن چنانی برای اسناد عادی نمی توان پیش بینی کرد اما این امر را نباید بدین معنا پنداشت که حتی یک کاغذی که فقط امضاء شده، را بتوان سند عادی محسوب کرد، بلکه بایست حداقل چند شرط زیر را دارا باشد؛
چه مطالبی در سند عادی باید درج گردد؟
- سند عادی باید دارای مفاد یا مندرجاتی باشد که اثبات کننده مفهوم یا حق یا مالی برای دیگری باشد، برای مثال در سند عادی قرارداد اجاره، ضرورتی ندارد که دو طرف قرارداد یعنی مالک ملک و مستأجر برای تنظیم آن به مشاورین املاک مراجعه کنند.
بلکه خود می تواند با تنظیم یک قرارداد فی مابین که دارای نام مؤجر و مستأجر باشد، و مدت تعیین گردد و همچنین اجاره بها و ودیعه نیز مشخص باشد، طرفین امضا کنند و دو نفر شاهد نیز آن را امضاء کنند، یک قرارداد عادی اجاره تنظیم شده است و تفاوتی با قراردادهای اجاره ای که در مشاورین املاک تنظیم می شود ندارد. - – سند عادی باید توسط متعهد و کسی که تعهد به نفع آن شده امضاء، مهر یا اثر انگشت داشته باشد؛ البته امضاء متعهد کفایت می کند در برخی از اسناد عادی مثل قرض یا رسید دریافت وجه.
- شهادت دو نفر مرد یا یک نفر مرد به همراه دو نفر زن، که با امضاء این دو نفر مسیر اثبات حق، دین یا مالی ساده تر خواهد شد که البته اگر این شرط در سند عادی رعایت نشود، ممکن است در برخی از اسناد مثل اجاره، مالک را از امتیازاتی محروم کند.
برای مثال اگر قرارداد اجاره این سه شرط را داشته باشد، مالک می تواند بدون طرح دعوا، دستور تخلیه ملک را از شورای حل اختلاف بگیرد که نقطه مقابل آن این می شود که اگر شاهد قرارداد اجاره را امضاء نکرده باشند، مالک باید دعوای تخلیه مطرح کند و دیگر مستقیم دستور تخلیه داده نمی شود.
آیا ممکن است سند عادی، اعتبار سند رسمی را پیدا کند؟
قانونگذار به این پرسش شما در ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی پاسخ داده است و در دو مورد سند عادی تنظیم شده را در حکم سند رسمی قرار داده است؛
- در موردی است که اگر سندی علیه شخصی ارائه شود، و آن شخص اقرار بر این کند که سند را خود تنظیم کرده یعنی تعهدات مندرج در آن سند را در محکمه بپذیرد.
- هر گاه در دادگاه امضاء یا مهر سند مورد اثبات قرار گیرد، بدین صورت که طرف که منکر امضاء یا دست خط خود شده است، توسط کارشناس متعلق به منکر بودن سند ثابت گردد.، که در این صورت سند عادی در حکم سند رسمی قرار می گیرد.
پس شناختیم که هر سندی که سه شرط مندرج در ماده ۱۲۸۷ و دو شرط مندرج در ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی را نداشته باشد، سند عادی می باشد و می تواند در قالب تمامی عقود معین شده در قانون مدنی از قبیل عقد بیع، عقد مشارکت، عقد اجاره، عقد صلح و … و حتی بر مبنای اصل آزادی اراده مندرج در ماده ۱۰ قانون مدنی، خارج از عقود معین شده در قانون مدنی از قبیل قرارداد مشارکت در سرمایه گذاری در بورس، قرارداد مشارکت در ساخت و ساز یا پیمانکاری و … قرار گیرد مشروط بر رعایت سه شرط که در بالا ذکر شد.
البته برخی از عقود هستند که نمی توان در قالب سند عادی تنظیم نمود، مثل عقد نکاح یا ازدواج (البته نکاح دائم) و نقل و انتقال املاک یا خودرو که سابقه ثبتی داشته باشند بایست با رعایت تشریفات اسناد رسمی صورت گیرند.
معایب و امتیازات اسناد عادی
مزیت سند عادی:
اصلی ترین یا بهتر است گفته شود، تنها مزیت اسناد عادی تنظیم بدون تشریفات آنها است که هر کس می تواند با طرف دیگر خود یا به تنهایی آن را تنظیم کند که بر خلاف اسناد رسمی بایست حتماً از طریق دفاتر اسناد رسمی یا اداره ثبت اسناد و املاک انتقال آن صورت گیرد.
معایب سند عادی:
- فروش مالی به چند نفر: چون سند عادی ثبت نمی گردد، در نتیجه می توان آن را به چند نفر به راحتی فروخت که البته این خود جرم است و در قالب فروش مال معارض می توان متهم را تحت تعقیب قرار داد.
ولیکن در حال حاضر سازمان ثبت اسناد و املاک با پیش بینی و بهتر است گفت پیشگیری از وقوع چنین جرایمی و حمایت از حقوق خریداران، سامانه ای را تحت عنوان ایران املاک راه اندازی کرده است تا تنها در خصوص املاک اعم از تجاری یا مسکونی و حتی زمین، طرفین قرارداد مبایعه نامه عادی خود را در آن ثبت کند و کد رهگیری دریافت کنند که در این صورت اگر فروشنده قصد فروش مجدد ملک را داشته باشد، و خریدار نیز مصر بر ثبت آن در سامانه ایران املاک باشد، با درج اطلاعات ملک یا زمین، مشخص می شود که قبلاً یک مرتبه فروخته شده است و مالک آن شخص دیگری است.
در نتیجه به تمامی کسانی که قصد خرید یا فروش، یا حتی اجاره املاک یا اراضی را دارند، حتی قرارداد مبایعه نامه یا اجاره نامه خود را در این سامانه ثبت کند که از طریق مشاورین املاک صورت می گیرد. - انتقال صوری اموال با سند عادی به منظور فرار از پرداخت بدهی: در این صورت هر چند که تاریخ انتقال معیار فروش محسوب می شود ولی ممکن است در مقابل طلبکار قابل استناد باشد و این موجب تضییع حقوق طلبکاران خواهد شد که به صرف انعقاد یک سند عادی فروش، نمی تواند مالی از مدیون معرفی کنند. البته اگر صوری بودن آن اثبات شود، در حکم کلاهبرداری است.
- عدم استعلام یا ناتوانی در گرفتن المثنی: از دیگر معایب سند عادی عدم امکان استعلام آن است، که دارنده آن اسناد را هر لحظه با تهدید به گم شدن آن رو به رو می کند.
تفاوت سند رسمی با سند عادی
- الف- نخستین تفاوت یا مزیت سند رسمی نسبت به سند عادی، قدرت اثبات آن است؛ چون به صرف ارائه سند رسمی، ثابت کننده حق، ارائه کننده آن سند است مگر اینکه طرف مقابل ادعای جعل نماید که این خود نیازمند کارشناسی و بررسی می باشد.
در واقع اسناد رسمی نیازمند اثبات نیستند و چون به صورت قانونی ثبت شده اند، چتر حمایتی قانون بر این اسناد گسترانیده شده است. - ب- کسی که سند رسمی علیه اش ارائه شده است، در محکمه تنها می تواند ادعای جعل داشته باشد ولی نسبت به سند عادی، جدای از ادعای جعل، می توان ادعای انکار (یعنی امضای داخل سند عادی به من ارتباطی ندارد) یا تردید (یعنی وراث کسی که سند عادی علیه ایشان مطرح شده، تردید کنند که مورث ما سند را امضاء نکرده است) کرد.
- پ- اسناد رسمی جدای از طرح دعوا در محاکم دادگستری، می توان از طریق اداره ثبت اسناد و املاک یا دفتر اسناد رسمی تنظیم کننده سند، به اجرا گذاشته شود و این امتیاز تنها مختص سند رسمی است و در خصوص سند عادی، مدعی حق با استناد به سند عادی، باید طرح دعوا کند.
البته یک استثناء نسبت به اسناد عادی وجود دارد که آن هم چک می باشد، با وجود اینکه چک سند عادی لازم الاجرا است، قانونگذار دارنده چک را از این امتیاز بهره مند کرده است یعنی دارنده می تواند برای مطالبه چک برگشت خورده خود، جدای از دادگاه، به اجرای ثبت محل مراجعه و تقاضای توقیف اموال صادرکننده چک را داشته باشد.
البته اسناد عادی مثل قرارداد اجاره می تواند در قالب سند رسمی تنظیم شود، که از این امتیاز بهره مند گردد. - ت- اسناد رسمی در مقابل اشخاص ثالث قابل استناد است و اشخاص ثالث باید به دارنده حقوق ناشی از آن سند، احترام بگذارند ولی سند عادی تنها میان دو طرف قرارداد یا توافق قابل استناد است.
- ث- مطابق ماده ۱۰۸ قانون آیین دادرسی مدنی، کسی که خواهان تأمین خواسته (یعنی توقیف اموال خوانده پیش از صدور رأی قطعی) مستند به سند رسمی باشد، نیازی به تودیع خسارات احتمالی نیست، در صورتی که اگر سند عادی باشد، باید خسارات احتمالی در حدود ۱۰ تا ۲۰ درصد خواسته را در صندوق دادگستری تودیع کند.
البته اسناد تجاری مثل چک و سفته که سند عادی محسوب می شوند در صورت رعایت شرایطی از این امتیاز برخوردار خواهند شد. - ح- سند رسمی قابلیت استعلام از دفاتر اسناد رسمی یا سازمان ثبت اسناد و املاک را داراست در صورتی که سند عادی به غیر از سند عادی که در سامانه ایران املاک ثبت می شود، قابل استعلام نمی باشد.
البته امتیازات اسناد رسمی به مراتب بیش تر از اسناد عادی است و ما نیز مردم را تشویق به تنظیم اسناد رسمی برای تمامی امور قانونی و حقوقی خود می کنیم تا از چتر حمایتی قانون برخوردار شوند و بعضاً از مشکلات و مسائلی که ممکن است بعدها ایشان را درگیر دعاوی و شکایات کند، پرهیز شود.
با این توضیحات ما ابتدا شناختی نسبت به سند عادی پیدا کرده و سپس در جهت بیان تفاوت سند رسمی با عادی بر آمدیم و تلاش کردیم تا ذهن خوانده را با این دو سند که در تعاملات مالی و غیرمالی افراد در جامعه به کرار با آن رو به رو خواهند بود، آشنا کنیم.
سوالات سند عادی
- سند عادی یعنی چه؟
سندی که شرایط سند رسمی را نداشته باشد سند عادی است. - چک سند عادی است یا رسمی؟
چک سندی عادی است اما قانون گذار آن را در حکم اسناد لازم الاجرا حساب می نماید. - قولنامه املاک سند عادی است یا رسمی؟
قولنامه ای که افراد بین خود تنظیم می کنند سند عادی میباشد.
