به اولین سندی که در یک معامله توسط فروشنده صادر می‌شود، پیش فاکتور گفته می‌شود. در واقع پیش فاکتور سندی است که پیش از انجام معامله توسط فروشنده صادر شده و تمامی توافقات اولیه میان فروشنده و خریدار را شامل می‌شود.
همچنین پیش فاکتور در بین بسیاری از افراد سیاهه خریدی است که فروشنده با قصد پیشنهاد فروش یا تعیین ارزش یک کالا به همراه شرایط فروش آن با مشخص کردن مدت اعتبار به نام خریدار صادر می‌شود.
محتویات پیش فاکتور
پیش خریدار معمولا حاوی اطلاعاتی مثل:
- نام کالا و خدمات مورد نظر.
- تعداد.
- قیمت.
تاریخ اعتبار است.
نکته مهم در مورد پیش فاکتور این است که صدور پیش فاکتور هیچ گونه تعهدی را برای خریدار جهت پرداخت وجه ایجاد نمی‌کند و صرفا به عنوان یک پیشنهاد از سمت فروشنده به شمار می‌آید.
موارد استفاده از پیش فاکتور
پیش فاکتور استفاده‌های مختلفی دارد.
ازجمله کاربردهای پیش فاکتور می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- صدور پیش فاکتور برای خریدار خارجی در برخی از موارد نیاز است.
به دلیل این که ممکن است نیاز به ارائه آن به مقامات دولت کشورش جهت اخذ مجوز لازم واردات برای پرداخت کالا داشته باشد. - پیش فاکتور شامل مظنه قیمت نیز می‌شود و امکان داشتن شرایط فروش را ایجاد می‌کند. در صورت پذیرفتن مظنه قیمت توسط خریدار، یک قرارداد فروش بین طرفین بسته خواهد شد.
- پیش فروش در مزایده‌های قرارداد صادرات نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مزایای صدور پیش فاکتور
تنظیم پیش فاکتور در کاهش زمان انجام معامله نقش زیادی دارد. بدین دلیل که مطالب مندرج در پیش فاکتور مبنای تکمیل چندین فرم مثل ثبت سفارش و گشود اعتبار اسنادی است.
تفاوت پیش فاکتور و فاکتور چیست؟
فاکتور به سندی می‌گویند که از سمت فروشنده به خریدار صادر شده و در آن کلیه اطلاعات فروش مثل نام کالا، قیمت آن، تاریخ فروش، نحوه پرداخت و توضیحات اضافه درج می‌شود.
فاکتور شامل دو نوع فاکتور خرید (از سوی خریدار) و فاکتور فروش (از سوی فروشنده) می‌شود.
تفاوت اصلی فاکتور با پیش فاکتور در این است که صدور فاکتور مسئولیتی را بر گردن فروشنده و خریدار می‌گذارد.
بدین صورت که کسی که فاکتور فروش را در دست دارد، باید از خریدار مبلغ تعیین شده را دریافت کند. اما در پیش فاکتور اینطور نیست و هیچ مسئولیتی برای خریدار و فروشنده ایجاد نمی‌کند.
در یک پیش فاکتور چه مواردی مطرح می‌شود؟
مواردی که باید در یک پیش فاکتور مطرح شود به قرار زیر است:
- شرکت و آرم تجاری فروشنده.
- آدرس شرکت و شماره تلفن و فاکس فروشنده در قسمت سربرگ.
- تاریخ دقیق صدور پیش فاکتور.
- شماره پیش فاکتور.
- نام و آدرس خریدار.
- جدول مربوط به کالا و یا خدمات مورد نظر.
- نحوه ارسال کالا.
- اینکوترمز.
- آدرس مبدا و مقصد حمل کالا.
- کشور سازنده کالا.
- نحوه پرداخت پول و زمان دقیق آن.
- تاریخ ارسال کالا.
- تاریخ انقضای پیش فاکتور.
- شماره استاندارد کالا (اختیاری).
- نام بانک و ثبت آدرس و شماره حساب (اختیاری).
- نام شرکت حمل کننده (اختیاری).
- نام داور یا دادگاه جهت حکمیت در صورت ایجاد اختلاف بین طرفین.
- مهر و امضا و نام صادر کننده پیش فاکتور.
نمونه پیش فاکتور
در ادامه یک نمونه پیش فاکتور خام برای شما آورده شده است:
